JAKARTA, CILACAP.INFO – Memilih akun individu atau korporat saat membeli e-Meterai ezSign perlu disesuaikan dengan kebutuhan penggunaan. Pilihan yang tepat membantu menghindari kuota yang tidak terpusat dan memudahkan pengelolaan serta pencatatan pemakaian.
Kebutuhan meterai elektronik sering muncul mendadak. Kontrak harus dikirim sore ini, sementara akun belum disiapkan sama sekali. Di titik itu banyak orang langsung memproses pembelian e-Meterai ezSign tanpa memikirkan jenis akunnya.
Keputusan terburu-buru itu biasanya baru terasa akibatnya beberapa minggu kemudian. Kuota tersimpan di akun pribadi seorang staf, padahal yang memakainya satu divisi. Ketika staf tersebut cuti atau pindah kerja, saldonya ikut tertahan di sana. Laporan pemakaian pun sulit disusun karena catatannya tidak terpusat.
Memilih jenis akun sejak awal mencegah persoalan semacam itu. Sebelum beli meterai elektronik, pastikan dulu siapa yang akan memakainya. Pertanyaan sederhana ini menentukan bentuk pengelolaan Anda selanjutnya.
Perbedaan yang Menentukan Sebelum Pembelian e-Meterai ezSign
Dua jenis akun ini bukan sekadar soal besar kecilnya kebutuhan. Perbedaannya menyentuh kepemilikan kuota, kewenangan pemakaian, dan cara pencatatannya. Sebagian tim baru menyadarinya setelah beli meterai elektronik dalam jumlah cukup besar.
● Kepemilikan: akun individu mengikat saldo pada satu orang, akun korporat pada perusahaan.
● Pemakaian: akun korporat memungkinkan banyak pengguna memakai satu kuota bersama.
● Pencatatan: riwayat pemakaian akun korporat tersaji dalam satu dasbor terpadu.
● Identitas dokumen: sertifikat akun korporat memuat nama perusahaan pada tanda tangannya.
Poin terakhir sering terlewat
Banyak yang mengira meterai saja sudah cukup membuat dokumen resmi. Padahal keabsahan dokumen tetap bertumpu pada tanda tangan dan sertifikat di baliknya. Bila dokumen mewakili perusahaan, identitas itu sebaiknya tercermin di sertifikatnya.
Kapan Akun Individu Sudah Memadai
Tidak semua kebutuhan menuntut akun perusahaan. Untuk pemakaian pribadi yang sesekali, akun individu justru lebih ringkas.
Contohnya perjanjian sewa rumah, surat pernyataan, atau kuitansi pribadi. Pemakainya satu orang, jumlahnya sedikit, dan tidak perlu dilaporkan ke siapa pun. Menambah lapisan persetujuan untuk kebutuhan seperti ini hanya memperlambat proses.
Pengelolaannya pun sederhana karena hanya melibatkan satu orang. Tidak ada admin yang perlu ditunjuk dan tidak ada peran yang harus diatur. Seluruh riwayat pemakaian cukup dipantau langsung dari aplikasi milik sendiri.
Pekerja lepas dan pelaku usaha perseorangan umumnya masuk kategori ini. Kuota ematerai yang dibeli cukup dipantau sendiri dari aplikasi. Bila suatu saat kebutuhannya bertambah, pindah ke akun perusahaan tetap memungkinkan.
Kapan Perusahaan Sebaiknya Memakai Akun Korporat
