Begitu dokumen bertanda tangan atas nama jabatan, pertimbangannya berubah. Akun korporat menjadi pilihan yang lebih tepat, bahkan bila volumenya belum besar.
Alasan utamanya ada pada kendali
Akun perusahaan mengenal pembagian peran peninjau, penyetuju, dan penandatangan. Pembagian itu mencegah dokumen dimeteraikan pihak yang tidak berwenang. Riwayat aktivitasnya juga tersimpan sehingga memudahkan pemeriksaan di kemudian hari.
Pengisian saldonya dikelola admin korporat yang ditunjuk perusahaan. Prosesnya dapat dilakukan lewat pengisian langsung maupun melalui tim penjualan. Dengan begitu, kebutuhan tiap divisi tidak perlu diurus sendiri-sendiri.
Pertimbangan lain menyangkut kesinambungan. Perusahaan tetap memegang kendali meski ada pergantian staf di tengah jalan. Kuota dan riwayatnya tidak ikut berpindah bersama orangnya.
Langkah Praktis Sebelum Pembelian e-Meterai ezSign Dilakukan
Persiapannya singkat dan sebaiknya diselesaikan sebelum ada dokumen mendesak.
1. Tentukan siapa pemilik kuota, perorangan atau perusahaan.
2. Daftarkan akun sesuai jenis yang dipilih melalui portal resmi.
3. Lengkapi data identitas untuk keperluan penerbitan sertifikat elektronik.
4. Tunjuk admin yang mengatur pengisian saldo bila memakai akun korporat.
5. Perkirakan kebutuhan satu periode, lalu lakukan pengisian secukupnya.
6. Uji satu dokumen lebih dulu sebelum dipakai untuk kebutuhan penting.
Langkah keenam layak dijadikan kebiasaan. Uji coba pada satu dokumen membantu tim memahami urutan pembubuhan dengan benar. Kesalahan urutan antara meterai dan tanda tangan masih sering terjadi di awal pemakaian.
Undang-Undang Bea Meterai mengatur dokumen apa saja yang terutang bea. Memahaminya membantu Anda memperkirakan kebutuhan kuota secara lebih masuk akal.
Perkiraan itu tidak perlu rumit. Hitung saja jumlah kontrak dan surat pernyataan tahun lalu. Angka tersebut biasanya sudah cukup untuk menyusun rencana pengisian awal.
Menyesuaikan Jenis Akun dengan Cara Kerja Tim
Pilihan akun sebaiknya mengikuti pola kerja, bukan sekadar jumlah dokumen. Perorangan dengan kebutuhan sesekali cukup memakai akun individu. Perusahaan dengan banyak penandatangan lebih terbantu oleh kendali akun korporat.
ezSign merupakan layanan PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Layanannya mencakup sertifikat elektronik, tanda tangan elektronik, ematerai, serta pencatatan aktivitas dokumen. Pengguna yang masih menimbang jenis akunnya dapat menjadikan pembagian di atas sebagai bahan diskusi awal.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apakah kuota di akun individu bisa dipindahkan ke akun perusahaan?
Ketentuannya mengikuti kebijakan penyelenggara, sehingga sebaiknya ditanyakan lebih dulu sebelum pengisian saldo dilakukan.
Tampilkan Semua
