JAKARTA, CILACAP.INFO – Banyak perusahaan meneken kontrak bernilai besar tanpa tahu tanda tangannya tergolong jenis apa. Memilih jenis tanda tangan elektronik kerap dianggap urusan teknis tim IT semata. Padahal keputusan itu ikut menentukan kuat atau rapuhnya posisi perusahaan saat sengketa muncul.
Persoalannya baru terasa ketika dokumen mulai dipermasalahkan. Pihak lawan cukup mempertanyakan siapa yang sebenarnya membubuhkan tanda tangan di sana. Bila sistem tidak mampu menjawabnya, nilai pembuktian dokumen ikut melemah. Kerugiannya merembet ke waktu, biaya hukum, sampai hubungan bisnis yang sudah dibangun lama.
Jalan keluarnya sebenarnya tidak rumit. Sesuaikan tingkat jaminan tanda tangan dengan besarnya risiko kontrak. Untuk transaksi besar, pakai tanda tangan yang melekat pada Sertifikat Elektronik terbitan penyelenggara resmi.
Empat Tingkatan yang Perlu Dikenali Sebelum Memilih Jenis Tanda Tangan Elektronik
Tidak semua tanda tangan digital berdiri di level yang sama. Pembedanya terletak pada cara sistem mengikat identitas penandatangan ke dokumen. Semakin kuat ikatan itu, semakin sulit dokumen disangkal di kemudian hari.
• Simple: hasil pindai tanda tangan basah yang ditempel ke dokumen, tanpa perlindungan enkripsi apa pun.
• Basic: mampu menunjukkan perubahan dokumen, namun identitas penandatangannya belum terverifikasi.
• Advanced: terkait unik dengan penandatangan, tetapi tidak berada di bawah pengawasan lembaga terpercaya
.• Qualified: memakai kriptografi asimetris dan PKI, identitas sudah terverifikasi, serta diawasi Kementerian Komunikasi dan Digital.
Di mana letak batas amannya
Tiga jenis pertama masih menyisakan celah pembuktian yang lebar. Hanya tanda tangan tersertifikasi yang diakui setara dengan tanda tangan basah. Pengakuan itu bersandar pada Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik beserta aturan turunannya.
Bedanya terasa saat dokumen dibuka kembali dua atau tiga tahun setelah diteken. Tanda tangan tersertifikasi masih bisa menunjukkan siapa penandatangannya dan kapan proses itu terjadi.
Nilai Kontrak Menentukan Tingkat Jaminan yang Dibutuhkan
Memo internal dan perjanjian kerja sama vendor jelas punya bobot risiko berbeda. Karena itu kebijakan perusahaan sebaiknya berjenjang, bukan diseragamkan. Memilih jenis tanda tangan elektronik idealnya berangkat dari peta risiko tersebut.
Di lapangan, banyak tim legal baru menyusun peta ini setelah menerima temuan audit. Padahal pemetaan awal hanya butuh satu sesi bersama tim keuangan dan operasional. Hasilnya dipakai bertahun-tahun sebagai acuan seluruh unit kerja.
Tahapan menyusun kebijakannya
1. Petakan jenis dokumen beserta nilai dan risikonya masing-masing.
Tampilkan Semua
