2. Tentukan siapa saja yang berwenang menandatangani tiap kelompok dokumen.
3. Pastikan penyedia layanan berstatus penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui.
4. Uji hasil pembubuhan melalui pembaca PDF atau portal verifikasi resmi.
5. Simpan dokumen bersama jejak auditnya dalam satu sistem yang tertata.
Kesalahan yang Kerap Muncul Saat Memilih Jenis Tanda Tangan Elektronik
Kekeliruan paling umum adalah menyamakan tampilan dengan keabsahan. Gambar tanda tangan yang rapi tidak menjamin apa pun secara hukum. Yang dinilai justru sertifikat di baliknya, bukan goresan tintanya.
Kekeliruan kedua muncul dari kebiasaan lama. Dokumen ditandatangani lebih dulu, urusan legalitas dipikirkan belakangan. Pola ini menyulitkan ketika ratusan dokumen sudah beredar ke banyak pihak.
Menganggap semua penyedia setara
Status penyedia perlu dicek sejak awal, bukan setelah dokumen telanjur dikirim. Perusahaan yang rutin meneken kontrak sebaiknya memakai layanan tandatangan elektronik tersertifikasi. Daftar penyelenggara yang diakui dapat ditelusuri melalui kanal resmi Komdigi.
Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 11 Tahun 2022 mengatur tata kelolanya. Aturan itu juga memisahkan penyelenggara instansi dengan penyelenggara non-instansi sesuai peruntukannya.
Menjaga Kontrak Tetap Bisa Dibuktikan Bertahun-tahun Kemudian
Kontrak kerja sama sering berumur lebih panjang daripada masa berlaku sertifikat penandatangannya. Di titik inilah banyak arsip digital kehilangan daya buktinya tanpa disadari.
Fitur long term validation menjawab persoalan tersebut. Dokumen tetap dapat diverifikasi meski masa berlaku sertifikatnya sudah habis. Stempel waktu dan catatan aktivitas melengkapi alat bukti ketika dokumen diperiksa ulang.
Jejak audit juga membantu di luar ruang sidang. Tim internal bisa menelusuri siapa menyetujui apa tanpa membongkar tumpukan surat lama.
Menakar Risiko Sebelum Dokumen Diteken
Intinya, tingkat tanda tangan harus mengikuti bobot dokumennya. Kontrak besar menuntut identitas terverifikasi, integritas terjaga, dan riwayat yang bisa ditelusuri. Keputusan itu sebaiknya diambil sebelum dokumen beredar, bukan setelah masalah muncul. Memilih jenis tanda tangan elektronik yang tepat pada akhirnya adalah keputusan manajemen risiko.
ezSign merupakan layanan dari PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Layanannya mencakup sertifikat elektronik, tanda tangan, e-Meterai, serta pengelolaan dokumen dalam satu platform. Perusahaan yang sedang menyusun kebijakan tandatangan elektronik dapat menjadikannya rujukan diskusi awal.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apakah tanda tangan hasil pindai sah dipakai untuk kontrak bernilai besar?
Tampilkan Semua
