JAKARTA, CILACAP.INFO – Dokumen bertanda tangan elektronik dapat ditolak mitra atau bank karena berbagai hal yang sebenarnya bisa diperiksa sebelum dikirim. Verifikasi tanda tangan digital membantu mengurangi risiko dokumen dikembalikan dan proses pencairan atau kontrak tertunda.
Dokumen sudah diteken rapi, dikirim ke bank, lalu dikembalikan tanpa penjelasan memadai. Kejadian dokumen dengan tanda tangan elektronik ditolak seperti ini lebih umum daripada dugaan banyak orang. Yang membuat repot, alasannya jarang disampaikan secara rinci.
Akibatnya proses mundur beberapa hari. Pencairan tertunda, kontrak belum berjalan, dan tim internal saling melempar tanggung jawab. Pada kasus tertentu, dokumen harus diterbitkan ulang dari awal. Biaya meterai yang sudah terpakai pun tidak bisa dikembalikan.
Kabar baiknya, sebagian besar penyebabnya bisa diperiksa sendiri sebelum dokumen dikirim. Pemeriksaan hasil Tanda Tangan Digital hanya butuh beberapa menit. Langkah singkat itu mencegah bolak-balik yang menghabiskan waktu semua pihak.
Membedakan Penolakan Teknis dan Penolakan Kebijakan
Penolakan tidak selalu berarti dokumen Anda bermasalah. Ada dua jenis yang penanganannya sama sekali berbeda. Keliru membaca jenisnya membuat perbaikan berjalan ke arah yang salah.
Penolakan teknis terjadi ketika sistem verifikasi menemukan kejanggalan pada berkas. Penolakan kebijakan muncul ketika prosedur internal mitra memang belum menerima dokumen elektronik. Jenis kedua tidak bisa diperbaiki dengan mengganti cara penandatanganan.
Penolakan kebijakan biasanya butuh waktu lebih panjang untuk diselesaikan. Jalurnya lewat pembicaraan antar bagian legal, bukan lewat perbaikan berkas. Menyiapkan penjelasan singkat soal dasar hukumnya sering membantu mempercepat pembahasan.
Cara cepat mengenali keduanya
Mintalah keterangan tertulis dari pihak yang menolak. Bila alasannya menyebut status tanda tangan atau sertifikat, persoalannya teknis. Bila yang disebut ketentuan internal, jalan keluarnya adalah diskusi kebijakan.
Alasan Teknis Dokumen dengan Tanda Tangan Elektronik Ditolak Mitra
Pemeriksa biasanya membuka dokumen memakai pembaca PDF standar. Dari sana terlihat apakah tanda tangannya sah, tidak dikenali, atau bermasalah. Beberapa penyebab berikut paling sering ditemukan di lapangan.
● Tanda tangan berupa gambar hasil pindai, sehingga tidak membawa sertifikat sama sekali.
● Sertifikat penandatangan sudah lewat masa berlakunya ketika dokumen diperiksa.
● Dokumen diubah setelah diteken, misalnya dikompres atau digabung ulang.
● Penerbit sertifikatnya bukan penyelenggara yang diakui secara resmi.
Kesalahan kecil yang paling sering terjadi
Kebiasaan mencetak lalu memindai ulang dokumen masih sering dilakukan. Begitu dicetak, seluruh data sertifikat di dalamnya hilang. Berkas hasil pindai itu hanya berupa gambar, bukan dokumen bertanda tangan.
Tampilkan Semua
