Kebiasaan lain adalah menggabungkan beberapa berkas menjadi satu. Penggabungan setelah penandatanganan membuat status tanda tangannya berubah menjadi tidak valid. Urutannya harus dibalik, yakni gabungkan dulu, baru bubuhkan tanda tangan.
Ketidakcocokan Identitas pada Sertifikat Juga Memicu Penolakan
Ada kasus ketika tanda tangannya sah, tetapi tetap dikembalikan. Biasanya penyebabnya terletak pada identitas yang tertera di sertifikat. Bank ingin memastikan penandatangan memang berwenang mewakili perusahaan.
Fungsi sertifikat elektronik dalam pemeriksaan dokumen
Sertifikat memuat nama pemilik, penerbit, dan masa berlakunya. Pada akun korporat, nama perusahaan ikut tercantum di dalamnya. Dokumen atas nama jabatan sebaiknya diteken memakai akun korporat, bukan akun pribadi.
Ketentuan mengenai tata kelola penyelenggaraan sertifikasi elektronik diatur dalam Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 11 Tahun 2022. Aturan itu juga memisahkan penyelenggara instansi dari penyelenggara non-instansi sesuai peruntukannya.
Mencegah Dokumen Bertanda Tangan Elektronik Ditolak Sejak Awal
Pencegahannya tidak rumit dan bisa dijadikan kebiasaan tim administrasi. Cukup jadikan pemeriksaan sebagai langkah wajib sebelum dokumen dikirim keluar.
1. Buka dokumen final memakai pembaca PDF dan periksa status tanda tangannya.
2. Pastikan masa berlaku sertifikat masih aman hingga dokumen selesai diproses.
3. Cocokkan nama dan jabatan penandatangan dengan kebutuhan dokumennya.
4. Bubuhkan meterai sesuai ketentuan sebelum dokumen dikirimkan.
5. Kirim berkas aslinya, bukan hasil cetak atau tangkapan layar.
Bila mitra tetap menolak, tanyakan format seperti apa yang mereka terima. Sebagian institusi punya daftar penyelenggara yang sudah diverifikasi lebih dulu. Informasi itu lebih berguna daripada menebak-nebak penyebabnya sendiri.
Pemeriksaan ini sebaiknya dilakukan oleh orang yang mengirim dokumen. Menyerahkannya ke tim lain justru menambah satu lapis antrean. Lima langkah tadi biasanya selesai dalam waktu kurang dari lima menit.
Menjaga Dokumen Tetap Diterima di Meja Mitra
Penolakan umumnya bersumber dari hal sederhana, bukan persoalan hukum yang rumit. Sertifikat yang jelas, dokumen yang utuh, dan pengiriman berkas asli sudah menyelesaikan sebagian besar kasus. Sisanya adalah soal komunikasi dengan pihak penerima dokumen.
ezSign merupakan layanan PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Cakupannya meliputi sertifikat elektronik, tanda tangan digital, e-Meterai, dan pencatatan aktivitas dokumen. Tim yang ingin memahami fungsi sertifikat elektronik dalam alur kerjanya dapat menjadikannya rujukan diskusi awal.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apakah semua bank sudah menerima dokumen bertanda tangan elektronik?
Tampilkan Semua
