JAKARTA, CILACAP.INFO – Sebelum menerapkan tanda tangan digital, perusahaan perlu menyiapkan aspek legal, keamanan, teknologi, serta alur kerja yang sesuai. Persiapan yang tepat membantu memastikan tanda tangan digital dapat digunakan secara aman, sah, dan efektif dalam proses bisnis.
Banyak perusahaan ingin memangkas waktu persetujuan dokumen tahun ini. Sayangnya, sebagian langsung membuka akun tanpa persiapan internal. Menerapkan tanda tangan digital menuntut kesiapan proses, bukan sekadar berlangganan layanan.
Akibatnya terasa pada minggu-minggu pertama pemakaian. Tim bingung menentukan siapa yang harus menandatangani lebih dulu. Pendaftaran akun tertahan karena berkas badan usaha belum lengkap. Adopsi melambat, lalu karyawan kembali mencetak dokumen seperti semula.
Persiapan yang runtut mencegah kekacauan tersebut. Perusahaan yang hendak buat tanda tangan digital sebaiknya menuntaskan enam hal berikut. Urutannya disusun dari yang paling menentukan.
Memetakan Dokumen dan Menentukan Alur Persetujuan
Langkah pertama adalah mendata dokumen yang rutin terbit setiap bulan. Pisahkan dokumen internal, dokumen pelanggan, dan dokumen eksternal seperti kontrak vendor. Tandai berkas mana yang wajib dibubuhi meterai elektronik. Pemetaan ini menentukan volume kebutuhan sekaligus jenis akun yang dipilih.
Menyesuaikan Metode Penandatanganan
Alur persetujuan tiap dokumen tidak pernah seragam. Dokumen tanpa keterlibatan pihak lain cukup ditandatangani secara tunggal. Persetujuan banyak pihak tanpa urutan tertentu memakai metode paralel. Approval berjenjang dari staf sampai direksi memakai metode hierarki.
Kesiapan Legalitas Sebelum Menerapkan Tanda Tangan Digital
Pendaftaran akun korporat menuntut berkas badan usaha yang lengkap. Perwakilan yang mendaftar harus tercantum dalam akta pendirian perusahaan. Verifikasinya dilakukan tim registration authority dalam waktu maksimal 1×24 jam.
Berkas yang Perlu Disiapkan
Empat dokumen berikut sebaiknya dikumpulkan sebelum proses dimulai:
● Akta pendirian badan usaha
● SK Kemenkumham
● NPWP dan nomor NIB
● Email sysadmin korporat yang masih aktif
Menyiapkan Identitas Karyawan dan Model Akses Sistem
Penerapan e signature di lingkungan korporat dimulai dari verifikasi identitas. Berkas yang diminta berupa foto KTP, nomor telepon aktif, dan email berdomain perusahaan. Pastikan alamat email sudah benar sejak awal pendaftaran. Email yang telah terdaftar tidak dapat diubah di kemudian hari.
Pilihan Akses yang Tersedia
Model akses menyesuaikan kontrol dokumen dan arsitektur sistem perusahaan:
● Portal web dan aplikasi mobile untuk kebutuhan harian
● API cloud untuk proses bisnis yang menuntut otomasi
● Penandatanganan on premise ketika dokumen wajib tetap di server sendiri
Tampilkan Semua
