JAKARTA, CILACAP.INFO – Banyak bisnis kesulitan melacak siapa saja yang menyetujui sebuah dokumen. Revisi yang dilakukan berkali-kali sering membuat versi terbaru sulit dipastikan.
Tim legal maupun auditor pun kerap kesulitan menelusuri riwayat persetujuan. Di sinilah audit trail mulai banyak dibutuhkan oleh perusahaan.
Tanpa pelacakan yang jelas, karyawan bisa saja menyangkal pernah menyetujui suatu dokumen. Sengketa internal semacam ini sering memakan waktu lama untuk diselesaikan.
Risiko lain muncul ketika dokumen penting dimanipulasi tanpa terdeteksi. Kepercayaan mitra bisnis maupun klien pun bisa ikut terganggu akibat masalah ini.
Semakin besar skala bisnis, semakin kompleks pula alur persetujuan dokumen yang berjalan.
Kondisi ini membuat kebutuhan terhadap sistem pelacakan otomatis jadi semakin mendesak. Bisnis yang masih mengandalkan cara manual berisiko tertinggal dari sisi tata kelola.
ezSign hadir dengan fitur pelacakan aktivitas yang terintegrasi dalam layanan e signature. Setiap aktivitas pada dokumen tercatat otomatis, mulai dari waktu hingga identitas pengguna.
Bagi yang masih awam dengan istilah ini, penjelasan berikut akan membantu memahami cara kerjanya. Artikel ini juga membahas contoh kasus yang sering terjadi akibat minimnya pelacakan dokumen.
Apa Itu Audit Trail dan Kenapa Bisnis Membutuhkannya
Mencegah Sengketa Akibat Persetujuan yang Disangkal
Audit trail mencatat setiap interaksi yang terjadi pada sebuah dokumen. Data yang tersimpan meliputi waktu akses, identitas pengguna, hingga tindakan yang dilakukan.
Dengan catatan ini, klaim bahwa seseorang tidak pernah menyetujui dokumen jadi sulit dibantah. Bukti digital semacam ini juga bisa dipakai sebagai referensi hukum bila diperlukan.
Mendukung Kepatuhan dan Proses Audit Internal
Banyak perusahaan wajib menjalani audit rutin sesuai regulasi yang berlaku. Sistem ini membantu auditor internal menelusuri riwayat aktivitas dengan lebih cepat.
Proses yang sebelumnya memakan waktu lama kini bisa diselesaikan lebih efisien. Kepatuhan terhadap prosedur pun menjadi lebih mudah dibuktikan kepada pihak berwenang.
Studi Kasus: Ketika Riwayat Persetujuan Dokumen Dipertanyakan
Ada kalanya sebuah kontrak kerja sama dipermasalahkan di kemudian hari. Salah satu pihak mengklaim tidak pernah menyetujui isi dokumen yang beredar.
Tanpa catatan aktivitas yang jelas, perusahaan kesulitan membuktikan keabsahan persetujuan tersebut.
Situasi seperti ini rentan terjadi pada bisnis yang masih mengandalkan dokumen fisik atau sistem tanpa pelacakan.
Dampak Jika Bisnis Tidak Memiliki Jejak Aktivitas yang Jelas
Minimnya pelacakan dokumen bisa menimbulkan berbagai dampak. Berikut beberapa di antaranya:
Tampilkan Semua
