● Proses pembuktian hukum yang memakan waktu dan biaya tambahan
● Menurunnya kepercayaan mitra terhadap tata kelola perusahaan
● Potensi kerugian akibat dokumen yang dimanipulasi tanpa terdeteksi
Karena itu, mekanisme pelacakan otomatis jadi bagian penting dalam pengelolaan dokumen bisnis. Fitur ini membantu memastikan setiap langkah dalam siklus dokumen tetap terekam.
Cara Kerja Fitur Pelacakan Aktivitas pada Platform ezSign
Pencatatan Waktu, Lokasi, dan Identitas Pengguna
Setiap kali dokumen dibuka, dibaca, atau ditandatangani, sistem mencatat detailnya secara otomatis. Informasi yang direkam mencakup waktu akses, lokasi, hingga identitas pengguna yang terlibat.
Data ini tersimpan sesuai kebijakan retensi yang berlaku pada sistem. Pendekatan ini membuat setiap tahap proses tanda tangan digital lebih mudah ditelusuri.
Verifikasi Dokumen Lewat QR Code dan Portal Resmi
Setiap dokumen yang ditandatangani lewat ezSign akan dilengkapi kode QR khusus. Kode ini mengarah ke halaman yang menampilkan riwayat aktivitas dokumen tersebut.
Keabsahan dokumen bahkan bisa dicek lewat portal resmi milik Kementerian Komunikasi dan Digital. Bila seluruh poin pengecekan berwarna hijau, dokumen dinyatakan valid dan tidak mengalami perubahan.
Langkah Menerapkan Sistem Pelacakan Aktivitas di Perusahaan Anda
Bagi perusahaan yang baru mulai, penerapannya bisa dilakukan secara bertahap. Berikut langkah umum yang biasa dilakukan:
1. Melakukan evaluasi alur persetujuan dokumen di seluruh divisi
2. Menentukan staf yang berwenang mengakses riwayat aktivitas
3. Mengintegrasikan sistem audit trail ke proses tanda tangan digital yang berjalan
4. Melakukan sosialisasi kepada tim agar terbiasa dengan alur baru
Uji coba pada satu divisi terlebih dahulu bisa membantu proses adaptasi berjalan lebih lancar. Evaluasi berkala juga diperlukan supaya alur kerja baru semakin sesuai kebutuhan.
ezSign, Pendukung Keandalan Rekam Jejak Dokumen Bisnis
Pada akhirnya, audit trail bukan sekadar fitur tambahan dalam proses digital. Kehadirannya membantu bisnis menjaga integritas dokumen sekaligus mengurangi risiko sengketa internal.
ezSign menghadirkan pencatatan aktivitas pada proses e signature, mulai dari persetujuan hingga verifikasi lewat QR code.
Bagi bisnis yang ingin mulai menerapkan sistem pelacakan ini, tim ezSign dapat membantu memberi penjelasan lebih lanjut.
FAQ Seputar Fitur Pelacakan Aktivitas pada Dokumen Digital
1. Apa yang dimaksud dengan audit trail pada dokumen digital? Ini adalah catatan otomatis yang merekam setiap aktivitas pada sebuah dokumen.
2. Apakah data pada riwayat aktivitas ini bisa dihapus atau diubah sembarangan? Tidak, sistem dirancang agar riwayat aktivitas tetap tersimpan dan bisa ditelusuri.
Tampilkan Semua
