Teruskan kasus beserta konteks. Jika percakapan membutuhkan bantuan manusia atau perpindahan agent, sertakan masalah pelanggan, informasi yang sudah dikumpulkan, dan langkah yang telah dilakukan. Dengan begitu, pelanggan tidak perlu mengulang penjelasan dari awal.
Buktikan Efisiensi lewat Kasus yang Selesai
Barantum menyediakan solusi CRM dan komunikasi pelanggan untuk membantu bisnis mengelola interaksi serta mengevaluasi proses layanan. Melalui Barantum CRM, tim dapat mengakses data dan riwayat interaksi pelanggan sebagai bahan evaluasi penanganan kasus.
Untuk mengukur biaya pesan WhatsApp, hitung jumlah pesan berbayar setelah memperhitungkan kuota gratis dan ketentuan penagihan yang berlaku. Kalikan jumlah tersebut dengan tarif per pesan untuk mendapatkan estimasi biaya pesan. Setelah itu, tambahkan biaya platform, AI jika digunakan, dan tenaga kerja agar perbandingan mencerminkan total biaya layanan.
Penghematan juga perlu dilihat dari hasil penanganan. Bandingkan jumlah kasus yang selesai, frekuensi pelanggan menghubungi bisnis kembali, dan penggunaan pesan WhatsApp pada jenis kasus yang sebanding. Tingkat penyelesaian dapat dihitung dengan membagi jumlah kasus selesai dengan jumlah kasus yang mulai ditangani, lalu mengalikannya dengan 100%.
Jika data belum tersedia dalam laporan, mulailah dengan pencatatan manual. Evaluasi hasilnya secara berkala untuk mengetahui apakah Live Chat benar-benar mengurangi kebutuhan balasan WhatsApp tanpa menurunkan kualitas layanan. Dengan demikian, keputusan didasarkan pada biaya aktual dan penyelesaian masalah pelanggan, bukan sekadar jumlah chat yang dialihkan.
