Dokumen sudah diteken rapi, dikirim ke bank, lalu dikembalikan tanpa penjelasan memadai. Kejadian dokumen dengan tanda tangan elektronik ditolak seperti ini lebih umum daripada dugaan banyak orang. Yang membuat repot, alasannya jarang disampaikan secara rinci.

Akibatnya proses mundur beberapa hari. Pencairan tertunda, kontrak belum berjalan, dan tim internal saling melempar tanggung jawab. Pada kasus tertentu, dokumen harus diterbitkan ulang dari awal. Biaya meterai yang sudah terpakai pun tidak bisa dikembalikan.

Kabar baiknya, sebagian besar penyebabnya bisa diperiksa sendiri sebelum dokumen dikirim. Pemeriksaan hasil Tanda Tangan Digital hanya butuh beberapa menit. Langkah singkat itu mencegah bolak-balik yang menghabiskan waktu semua pihak.

Membedakan Penolakan Teknis dan Penolakan Kebijakan

Penolakan tidak selalu berarti dokumen Anda bermasalah. Ada dua jenis yang penanganannya sama sekali berbeda. Keliru membaca jenisnya membuat perbaikan berjalan ke arah yang salah.

Penolakan teknis terjadi ketika sistem verifikasi menemukan kejanggalan pada berkas. Penolakan kebijakan muncul ketika prosedur internal mitra memang belum menerima dokumen elektronik. Jenis kedua tidak bisa diperbaiki dengan mengganti cara penandatanganan.

Penolakan kebijakan biasanya butuh waktu lebih panjang untuk diselesaikan. Jalurnya lewat pembicaraan antar bagian legal, bukan lewat perbaikan berkas. Menyiapkan penjelasan singkat soal dasar hukumnya sering membantu mempercepat pembahasan.

Cara cepat mengenali keduanya

Mintalah keterangan tertulis dari pihak yang menolak. Bila alasannya menyebut status tanda tangan atau sertifikat, persoalannya teknis. Bila yang disebut ketentuan internal, jalan keluarnya adalah diskusi kebijakan.

Alasan Teknis Dokumen dengan Tanda Tangan Elektronik Ditolak Mitra

Pemeriksa biasanya membuka dokumen memakai pembaca PDF standar. Dari sana terlihat apakah tanda tangannya sah, tidak dikenali, atau bermasalah. Beberapa penyebab berikut paling sering ditemukan di lapangan.

● Tanda tangan berupa gambar hasil pindai, sehingga tidak membawa sertifikat sama sekali.

● Sertifikat penandatangan sudah lewat masa berlakunya ketika dokumen diperiksa.

● Dokumen diubah setelah diteken, misalnya dikompres atau digabung ulang.

● Penerbit sertifikatnya bukan penyelenggara yang diakui secara resmi.

Kesalahan kecil yang paling sering terjadi

Kebiasaan mencetak lalu memindai ulang dokumen masih sering dilakukan. Begitu dicetak, seluruh data sertifikat di dalamnya hilang. Berkas hasil pindai itu hanya berupa gambar, bukan dokumen bertanda tangan.

Kebiasaan lain adalah menggabungkan beberapa berkas menjadi satu. Penggabungan setelah penandatanganan membuat status tanda tangannya berubah menjadi tidak valid. Urutannya harus dibalik, yakni gabungkan dulu, baru bubuhkan tanda tangan.

Ketidakcocokan Identitas pada Sertifikat Juga Memicu Penolakan

Ada kasus ketika tanda tangannya sah, tetapi tetap dikembalikan. Biasanya penyebabnya terletak pada identitas yang tertera di sertifikat. Bank ingin memastikan penandatangan memang berwenang mewakili perusahaan.

Fungsi sertifikat elektronik dalam pemeriksaan dokumen

Sertifikat memuat nama pemilik, penerbit, dan masa berlakunya. Pada akun korporat, nama perusahaan ikut tercantum di dalamnya. Dokumen atas nama jabatan sebaiknya diteken memakai akun korporat, bukan akun pribadi.

Ketentuan mengenai tata kelola penyelenggaraan sertifikasi elektronik diatur dalam Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 11 Tahun 2022. Aturan itu juga memisahkan penyelenggara instansi dari penyelenggara non-instansi sesuai peruntukannya.

Mencegah Dokumen Bertanda Tangan Elektronik Ditolak Sejak Awal

Pencegahannya tidak rumit dan bisa dijadikan kebiasaan tim administrasi. Cukup jadikan pemeriksaan sebagai langkah wajib sebelum dokumen dikirim keluar.

1. Buka dokumen final memakai pembaca PDF dan periksa status tanda tangannya.

2. Pastikan masa berlaku sertifikat masih aman hingga dokumen selesai diproses.

3. Cocokkan nama dan jabatan penandatangan dengan kebutuhan dokumennya.

4. Bubuhkan meterai sesuai ketentuan sebelum dokumen dikirimkan.

5. Kirim berkas aslinya, bukan hasil cetak atau tangkapan layar.

Bila mitra tetap menolak, tanyakan format seperti apa yang mereka terima. Sebagian institusi punya daftar penyelenggara yang sudah diverifikasi lebih dulu. Informasi itu lebih berguna daripada menebak-nebak penyebabnya sendiri.

Pemeriksaan ini sebaiknya dilakukan oleh orang yang mengirim dokumen. Menyerahkannya ke tim lain justru menambah satu lapis antrean. Lima langkah tadi biasanya selesai dalam waktu kurang dari lima menit.

Menjaga Dokumen Tetap Diterima di Meja Mitra

Penolakan umumnya bersumber dari hal sederhana, bukan persoalan hukum yang rumit. Sertifikat yang jelas, dokumen yang utuh, dan pengiriman berkas asli sudah menyelesaikan sebagian besar kasus. Sisanya adalah soal komunikasi dengan pihak penerima dokumen.

ezSign merupakan layanan PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Cakupannya meliputi sertifikat elektronik, tanda tangan digital, e-Meterai, dan pencatatan aktivitas dokumen. Tim yang ingin memahami fungsi sertifikat elektronik dalam alur kerjanya dapat menjadikannya rujukan diskusi awal.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah semua bank sudah menerima dokumen bertanda tangan elektronik?

Penerimaannya bergantung pada kebijakan masing-masing institusi, sehingga sebaiknya dikonfirmasi lebih dulu sebelum dokumen dikirim.

2. Kenapa tanda tangan berubah menjadi tidak valid setelah dokumen digabung?

Penggabungan mengubah isi berkas, sehingga sistem membaca dokumen tersebut sudah tidak utuh lagi.

3. Bisakah dokumen yang telanjur ditolak diperbaiki tanpa diterbitkan ulang?

Bisa bila penyebabnya hanya pengiriman berkas yang keliru, tetapi tidak bila isinya sudah berubah.

Tentang ezSign for Business

ezSign for Business adalah Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi di bawah naungan KOMDIGI Republik Indonesia. ezSign menyediakan layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang menjamin keabsahan dan kekuatan hukum dokumen digital bagi bisnis dan institusi.

Press Release ini juga sudah tayang di VRITIMES.

Persoalannya baru terasa ketika dokumen mulai dipermasalahkan. Pihak lawan cukup mempertanyakan siapa yang sebenarnya membubuhkan tanda tangan di sana. Bila sistem tidak mampu menjawabnya, nilai pembuktian dokumen ikut melemah. Kerugiannya merembet ke waktu, biaya hukum, sampai hubungan bisnis yang sudah dibangun lama.

Jalan keluarnya sebenarnya tidak rumit. Sesuaikan tingkat jaminan tanda tangan dengan besarnya risiko kontrak. Untuk transaksi besar, pakai tanda tangan yang melekat pada Sertifikat Elektronik terbitan penyelenggara resmi.

Empat Tingkatan yang Perlu Dikenali Sebelum Memilih Jenis Tanda Tangan Elektronik

Tidak semua tanda tangan digital berdiri di level yang sama. Pembedanya terletak pada cara sistem mengikat identitas penandatangan ke dokumen. Semakin kuat ikatan itu, semakin sulit dokumen disangkal di kemudian hari.

• Simple: hasil pindai tanda tangan basah yang ditempel ke dokumen, tanpa perlindungan enkripsi apa pun.

• Basic: mampu menunjukkan perubahan dokumen, namun identitas penandatangannya belum terverifikasi.

• Advanced: terkait unik dengan penandatangan, tetapi tidak berada di bawah pengawasan lembaga terpercaya

.• Qualified: memakai kriptografi asimetris dan PKI, identitas sudah terverifikasi, serta diawasi Kementerian Komunikasi dan Digital.

Di mana letak batas amannya

Tiga jenis pertama masih menyisakan celah pembuktian yang lebar. Hanya tanda tangan tersertifikasi yang diakui setara dengan tanda tangan basah. Pengakuan itu bersandar pada Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik beserta aturan turunannya.

Bedanya terasa saat dokumen dibuka kembali dua atau tiga tahun setelah diteken. Tanda tangan tersertifikasi masih bisa menunjukkan siapa penandatangannya dan kapan proses itu terjadi.

Nilai Kontrak Menentukan Tingkat Jaminan yang Dibutuhkan

Memo internal dan perjanjian kerja sama vendor jelas punya bobot risiko berbeda. Karena itu kebijakan perusahaan sebaiknya berjenjang, bukan diseragamkan. Memilih jenis tanda tangan elektronik idealnya berangkat dari peta risiko tersebut.

Di lapangan, banyak tim legal baru menyusun peta ini setelah menerima temuan audit. Padahal pemetaan awal hanya butuh satu sesi bersama tim keuangan dan operasional. Hasilnya dipakai bertahun-tahun sebagai acuan seluruh unit kerja.

Tahapan menyusun kebijakannya

1. Petakan jenis dokumen beserta nilai dan risikonya masing-masing.

2. Tentukan siapa saja yang berwenang menandatangani tiap kelompok dokumen.

3. Pastikan penyedia layanan berstatus penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui.

4. Uji hasil pembubuhan melalui pembaca PDF atau portal verifikasi resmi.

5. Simpan dokumen bersama jejak auditnya dalam satu sistem yang tertata.

Kesalahan yang Kerap Muncul Saat Memilih Jenis Tanda Tangan Elektronik

Kekeliruan paling umum adalah menyamakan tampilan dengan keabsahan. Gambar tanda tangan yang rapi tidak menjamin apa pun secara hukum. Yang dinilai justru sertifikat di baliknya, bukan goresan tintanya.

Kekeliruan kedua muncul dari kebiasaan lama. Dokumen ditandatangani lebih dulu, urusan legalitas dipikirkan belakangan. Pola ini menyulitkan ketika ratusan dokumen sudah beredar ke banyak pihak.

Menganggap semua penyedia setara

Status penyedia perlu dicek sejak awal, bukan setelah dokumen telanjur dikirim. Perusahaan yang rutin meneken kontrak sebaiknya memakai layanan tandatangan elektronik tersertifikasi. Daftar penyelenggara yang diakui dapat ditelusuri melalui kanal resmi Komdigi.

Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 11 Tahun 2022 mengatur tata kelolanya. Aturan itu juga memisahkan penyelenggara instansi dengan penyelenggara non-instansi sesuai peruntukannya.

Menjaga Kontrak Tetap Bisa Dibuktikan Bertahun-tahun Kemudian

Kontrak kerja sama sering berumur lebih panjang daripada masa berlaku sertifikat penandatangannya. Di titik inilah banyak arsip digital kehilangan daya buktinya tanpa disadari.

Fitur long term validation menjawab persoalan tersebut. Dokumen tetap dapat diverifikasi meski masa berlaku sertifikatnya sudah habis. Stempel waktu dan catatan aktivitas melengkapi alat bukti ketika dokumen diperiksa ulang.

Jejak audit juga membantu di luar ruang sidang. Tim internal bisa menelusuri siapa menyetujui apa tanpa membongkar tumpukan surat lama.

Menakar Risiko Sebelum Dokumen Diteken

Intinya, tingkat tanda tangan harus mengikuti bobot dokumennya. Kontrak besar menuntut identitas terverifikasi, integritas terjaga, dan riwayat yang bisa ditelusuri. Keputusan itu sebaiknya diambil sebelum dokumen beredar, bukan setelah masalah muncul. Memilih jenis tanda tangan elektronik yang tepat pada akhirnya adalah keputusan manajemen risiko.

ezSign merupakan layanan dari PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Layanannya mencakup sertifikat elektronik, tanda tangan, e-Meterai, serta pengelolaan dokumen dalam satu platform. Perusahaan yang sedang menyusun kebijakan tandatangan elektronik dapat menjadikannya rujukan diskusi awal.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah tanda tangan hasil pindai sah dipakai untuk kontrak bernilai besar?

Tanda tangan hasil pindai tidak membawa jaminan identitas maupun integritas, sehingga rawan dipersoalkan saat sengketa.

2. Bagaimana cara memeriksa keaslian dokumen yang sudah ditandatangani?

Dokumen dapat diperiksa lewat pembaca PDF atau portal verifikasi milik Kementerian Komunikasi dan Digital.

3. Apakah tanda tangan tersertifikasi memerlukan perangkat khusus?

Tidak, pembubuhan dapat dilakukan melalui portal web maupun aplikasi mobile milik penyelenggara.

Tentang ezSign for Business

ezSign for Business adalah Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi di bawah naungan KOMDIGI Republik Indonesia. ezSign menyediakan layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang menjamin keabsahan dan kekuatan hukum dokumen digital bagi bisnis dan institusi.

Banyak perusahaan ingin memangkas waktu persetujuan dokumen tahun ini. Sayangnya, sebagian langsung membuka akun tanpa persiapan internal. Menerapkan tanda tangan digital menuntut kesiapan proses, bukan sekadar berlangganan layanan.

Akibatnya terasa pada minggu-minggu pertama pemakaian. Tim bingung menentukan siapa yang harus menandatangani lebih dulu. Pendaftaran akun tertahan karena berkas badan usaha belum lengkap. Adopsi melambat, lalu karyawan kembali mencetak dokumen seperti semula.

Persiapan yang runtut mencegah kekacauan tersebut. Perusahaan yang hendak buat tanda tangan digital sebaiknya menuntaskan enam hal berikut. Urutannya disusun dari yang paling menentukan.

Memetakan Dokumen dan Menentukan Alur Persetujuan

Langkah pertama adalah mendata dokumen yang rutin terbit setiap bulan. Pisahkan dokumen internal, dokumen pelanggan, dan dokumen eksternal seperti kontrak vendor. Tandai berkas mana yang wajib dibubuhi meterai elektronik. Pemetaan ini menentukan volume kebutuhan sekaligus jenis akun yang dipilih.

Menyesuaikan Metode Penandatanganan

Alur persetujuan tiap dokumen tidak pernah seragam. Dokumen tanpa keterlibatan pihak lain cukup ditandatangani secara tunggal. Persetujuan banyak pihak tanpa urutan tertentu memakai metode paralel. Approval berjenjang dari staf sampai direksi memakai metode hierarki.

Kesiapan Legalitas Sebelum Menerapkan Tanda Tangan Digital

Pendaftaran akun korporat menuntut berkas badan usaha yang lengkap. Perwakilan yang mendaftar harus tercantum dalam akta pendirian perusahaan. Verifikasinya dilakukan tim registration authority dalam waktu maksimal 1×24 jam.

Berkas yang Perlu Disiapkan

Empat dokumen berikut sebaiknya dikumpulkan sebelum proses dimulai:

● Akta pendirian badan usaha

● SK Kemenkumham

● NPWP dan nomor NIB

● Email sysadmin korporat yang masih aktif

Menyiapkan Identitas Karyawan dan Model Akses Sistem

Penerapan e signature di lingkungan korporat dimulai dari verifikasi identitas. Berkas yang diminta berupa foto KTP, nomor telepon aktif, dan email berdomain perusahaan. Pastikan alamat email sudah benar sejak awal pendaftaran. Email yang telah terdaftar tidak dapat diubah di kemudian hari.

Pilihan Akses yang Tersedia

Model akses menyesuaikan kontrol dokumen dan arsitektur sistem perusahaan:

● Portal web dan aplikasi mobile untuk kebutuhan harian

● API cloud untuk proses bisnis yang menuntut otomasi

● Penandatanganan on premise ketika dokumen wajib tetap di server sendiri

● OAuth2 untuk kontrol akses yang terpusat

Menata Tata Kelola Sertifikat Sepanjang Masa Berlaku

Sertifikat elektronik berlaku satu tahun dan dapat diperpanjang. Tandai jadwal perpanjangan jauh sebelum masa aktifnya berakhir. Proses re-key dilakukan sebelum kedaluwarsa, sedangkan pendaftaran ulang sesudahnya. Tunjuk pula pengganti sysadmin agar akun tetap terkelola saat pemegangnya cuti.

Prosedur yang Sering Terlupakan

Pencabutan sertifikat kerap baru dipikirkan ketika karyawan mengundurkan diri. Padahal alurnya memerlukan surat resmi yang ditandatangani secara elektronik. Menyusun prosedurnya sejak awal menutup celah keamanan di kemudian hari.

Enam Langkah Menerapkan Tanda Tangan Digital secara Bertahap

Ringkasnya, persiapan perusahaan berjalan dalam urutan berikut:

1. Petakan dokumen rutin beserta kebutuhan meterainya.

2. Tentukan alur persetujuan dan peran setiap pengguna.

3. Lengkapi berkas legalitas untuk pendaftaran akun korporat.

4. Siapkan identitas karyawan beserta email domain perusahaan.

5. Pilih model akses dan integrasi yang sesuai sistem internal.

6. Susun tata kelola sertifikat, dari perpanjangan hingga pencabutan.

Landasan hukumnya sendiri sudah lama tersedia. Undang-Undang ITE beserta perubahannya dan Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 mengakui tanda tangan elektronik tersertifikasi. Kesiapan internal yang justru menentukan seberapa cepat manfaatnya terasa.

ezSign menyediakan layanan e signature beserta sertifikat elektronik untuk kebutuhan personal dan korporat. Sistem keamanan informasinya mengacu pada standar ISO 27001 dengan autentikasi dua faktor. Perusahaan yang sedang menyusun rencana penerapan dapat berdiskusi melalui kanal resmi ezSign.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Berapa lama proses aktivasi akun korporat berlangsung? Tim registration authority memproses aktivasi akun korporat dalam waktu maksimal 1×24 jam.

2. Apakah alamat email yang sudah terdaftar bisa diganti? Tidak, email yang telah terdaftar tidak dapat diubah sehingga perlu dipastikan sejak pendaftaran.

3. Apa yang terjadi bila sertifikat elektronik sudah kedaluwarsa? Sertifikat menjadi tidak valid dan pengguna perlu mendaftar ulang untuk mengaktifkannya kembali.

Tentang ezSign for Business

Menjelang tutup kuartal, meja legal biasanya penuh perjanjian yang menunggu pengesahan. Tim baru sadar stok meterai menipis saat dokumen sudah antre. Kuota e-Meterai Perusahaan sering dianggap urusan teknis kecil, padahal menahan laju kontrak.

Dampaknya menjalar ke banyak divisi. Penagihan tertunda karena berita acara belum lengkap pengesahannya. Vendor menunggu kepastian, sementara jadwal proyek terus berjalan. Dokumen yang belum bermeterai juga berisiko dikenai pemeteraian kemudian beserta sanksi administratif.

Perencanaan kuota menutup risiko tersebut sejak awal. Perusahaan dapat beli meterai elektronik dalam jumlah terukur sebelum musim kontrak tiba. Langkahnya sederhana, asalkan pemetaan dokumennya dilakukan lebih dulu.

Memetakan Dokumen yang Wajib Bermeterai Sebelum Menghitung Kebutuhan

Tidak semua berkas perusahaan menjadi objek bea meterai. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai menetapkan tarif tunggal sepuluh ribu rupiah. Aturan itu berlaku sejak 1 Januari 2021, termasuk untuk dokumen dalam bentuk elektronik.

Jenis Dokumen yang Umum Ditemui

Beberapa dokumen berikut termasuk objek bea meterai:

● Surat perjanjian, surat keterangan, surat pernyataan, dan surat sejenis beserta rangkapnya

● Akta notaris serta akta pejabat pembuat akta tanah beserta salinannya

● Surat berharga dan dokumen transaksi surat berharga

● Dokumen bernilai lebih dari lima juta rupiah yang menyebutkan penerimaan uang

● Dokumen yang digunakan sebagai alat bukti di pengadilan

Menghitung Kebutuhan e-Meterai Perusahaan dalam Satu Periode

Perhitungan paling akurat berangkat dari data tahun sebelumnya. Hitung jumlah perjanjian, kuitansi, dan berita acara yang terbit tiap bulan. Tambahkan margin untuk dokumen revisi yang harus diterbitkan ulang. Angka itu menjadi dasar pengisian kuota ematerai untuk satu periode.

Pola Musiman yang Perlu Diantisipasi

Volume dokumen jarang merata sepanjang tahun. Penutupan tahun buku dan awal tahun anggaran biasanya menjadi puncaknya. Perusahaan konstruksi dan pengadaan sering mengalami lonjakan menjelang tenggat tender.

Alur Pengisian Kuota melalui Akun Korporat

Pengisian kuota di ezSign dikelola melalui akun sysadmin korporat. Prosesnya dilakukan tanpa perlu mengurus berkas fisik ke mana pun. Untuk pembelian meterai elektronik, koordinasinya melalui admin korporat atau tim sales.

Tahapan Top Up Kuota

Alur pengisian saldo pada akun korporat berjalan seperti ini:

1. Masuk ke akun sysadmin, lalu buka menu Services.

2. Pilih opsi Top Up pada menu tersebut.

3. Tentukan jumlah kuota yang dibutuhkan.

4. Pilih metode pembayaran, kemudian klik Create Order.

5. Selesaikan pembayaran dalam waktu maksimal 1×24 jam.

Metode pembayaran yang tersedia mencakup transfer bank dan QRIS. Sysadmin sebaiknya menyimpan bukti transaksi untuk keperluan rekonsiliasi internal.

Kesalahan Pengelolaan e-Meterai Perusahaan yang Sering Terjadi

Kendala terbesar biasanya bukan pada teknologinya. Kesalahan justru muncul dari kebiasaan administrasi yang belum tertata rapi. Beberapa pola berikut paling sering ditemui di lapangan:

● Menempatkan tanda tangan hingga menimpa kode QR pada meterai

● Membeli kuota mendadak saat dokumen sudah menunggu pengesahan

● Membubuhkan meterai pada dokumen yang sebenarnya tidak wajib bermeterai

● Tidak menunjuk pengganti sysadmin ketika pemegang akun sedang cuti

Penempatan dan Kondisi Dokumen

Satu hal teknis layak digarisbawahi oleh tim legal. Posisi ematerai dan tanda tangan sebaiknya berdampingan agar kode QR tetap terbaca. Pastikan isi dokumen sudah final sebelum pembubuhan dilakukan. Pengeditan atau kompresi setelahnya berisiko menggugurkan hasil verifikasi.

Kesiapan Administrasi yang Menentukan Kelancaran Kontrak

Pengelolaan meterai digital menuntut perencanaan, bukan reaksi mendadak. Pemetaan dokumen, perhitungan volume, dan penunjukan pengelola akun perlu disiapkan bersamaan. Perusahaan yang rutin meninjau kuotanya jarang kehilangan momentum saat kontrak menumpuk.

ezSign menyediakan fitur pembubuhan meterai elektronik terbitan Peruri pada dokumen digital. Fitur ini tersedia untuk pengguna akun bisnis dan berjalan dalam satu aplikasi dengan tanda tangan elektronik. Perusahaan yang sedang menata alur dokumennya dapat berdiskusi lebih dulu melalui kanal resmi ezSign.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Siapa pihak yang menerbitkan meterai elektronik?

Meterai elektronik diterbitkan oleh Peruri, sedangkan penyedia layanan menyediakan fasilitas pembubuhannya pada dokumen digital.

2. Berapa tarif bea meterai yang berlaku saat ini?

Tarifnya tunggal sebesar sepuluh ribu rupiah sesuai Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai.

3. Apakah kuota e-Meterai Perusahaan bisa ditambah sewaktu-waktu?

Bisa, penambahan dilakukan melalui akun sysadmin korporat atau dengan menghubungi tim sales penyedia layanan.

Tentang ezSign for Business

Banyak perusahaan menahan kontrak hanya karena satu tanda tangan belum turun. Dokumen dicetak, dikirim, lalu dipindai ulang untuk kebutuhan arsip. Layanan Lengkap ezSign hadir sebagai jawaban atas pola kerja yang menyita waktu tersebut.

Dampaknya tidak berhenti di meja administrasi. Pembayaran tertunda karena berita acara belum lengkap tanda tangannya. Dokumen fisik juga rawan rusak, hilang, atau dipalsukan. Audit ikut melambat ketika riwayat dokumen sulit ditelusuri.

Di titik inilah tanda tangan digital tersertifikasi mengambil peran. Sebagai penyelenggara sertifikasi elektronik, ezSign menyediakan layanan e signature dengan identitas penandatangan yang terverifikasi. Setiap dokumen membawa jejak audit yang bisa diperiksa kembali.

Empat Kriteria yang Membuat Tanda Tangan Elektronik Layak Dipercaya

Tidak semua tanda tangan pada dokumen elektronik punya bobot hukum yang sama. Tanda tangan hasil pindaian gambar mudah digandakan dan tidak menunjukkan identitas pemiliknya. Perbedaan ini penting dipahami sebelum perusahaan memilih penyedia layanan.

Empat kriteria berikut menjadi acuan dalam menilai keandalan sebuah tanda tangan:

● Authenticity: identitas penandatangan dan dokumennya dapat diverifikasi keasliannya.

● Integrity: perubahan apa pun setelah penandatanganan dapat terdeteksi.

● Non-repudiation: penandatangan tidak dapat menyangkal dokumen yang telah ia tanda tangani.

● Confidentiality: informasi terlindungi dari pihak yang tidak berwenang.

Tingkatan yang Perlu Dibedakan

Tandatangan elektronik dikelompokkan menjadi simple, basic, advanced, dan qualified. Hanya kategori qualified yang tersertifikasi dan diterbitkan penyelenggara berizin. Pengakuan hukumnya bersandar pada UU ITE beserta perubahannya dan Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019.

Layanan Lengkap ezSign Menyatukan Penandatanganan dan Pengelolaan Dokumen

Setiap organisasi punya alur persetujuan yang berbeda. Layanan Lengkap ezSign menyediakan single sign untuk dokumen tanpa keterlibatan pihak lain. Parallel sign dipakai saat penandatangan banyak dan tanpa urutan tertentu. Hierarchy sign cocok untuk approval berjenjang dari staf sampai direksi.

Untuk volume besar, bulk sign menuntaskan banyak dokumen dalam satu proses. Fitur ask from others membantu ketika Anda hanya meminta tanda tangan pihak lain. Template dokumen menjaga posisi spesimen tetap konsisten pada berkas sejenis.

Arsip, Verifikasi, dan Integrasi Sistem

Otomasi dokumen tidak berhenti pada tahap tanda tangan. Modul document management menangani penyimpanan, template, pembagian, dan pelacakan berkas. Verifikasi identitas ditopang e-KYC dengan OCR KTP, liveness detection, dan face recognition. API serta integrasi enterprise memungkinkan proses berjalan langsung dari sistem internal perusahaan.

e Meterai, e Stamp, dan e Seal untuk Legalitas Dokumen

Selain tanda tangan elektronik, ezSign juga menyediakan e Meterai, e Stamp, dan e Seal. e-Meterai berfungsi sebagai pembayaran pajak atas dokumen elektronik tertentu. e-Seal berupa segel perusahaan yang melekat pada dokumen resmi badan usaha. Ketiganya melengkapi kebutuhan administrasi yang selama ini bergantung pada berkas cetak.

Penempatan yang Menentukan Validitas

Satu hal teknis kerap luput dari perhatian tim legal. Meterai elektronik dan tanda tangan sebaiknya diposisikan berdampingan, bukan saling menimpa. Kode QR pada meterai berisiko gagal terbaca bila tertutup objek lain. Pastikan pula isi dokumen sudah final sebelum keduanya dibubuhkan.

Tahapan Menyiapkan Akun Korporat Sebelum Dokumen Berjalan

Perusahaan perlu merapikan berkas legalitas sebelum layanan dipakai. Perwakilan yang mendaftar harus tercantum dalam akta pendirian perusahaan. Berkas yang disiapkan meliputi:

● Akta pendirian badan usaha

● SK Kemenkumham

● NPWP dan nomor NIB

● Email sysadmin korporat yang aktif

Prosesnya kemudian berjalan dalam beberapa tahap:

1. Masuk ke akun ritel ezSign milik perwakilan korporat.

2. Buka menu setting, pilih profile, lalu klik add korporat.

3. Lengkapi biodata beserta dokumen pendukung perusahaan.

4. Tim RA ezSign memverifikasi permohonan yang diajukan.

5. Sysadmin melakukan e-KYC setelah menerima email verifikasi.

6. Sertifikat terbit otomatis setelah pembelian paket dan pembayaran selesai.

Catatan Operasional yang Sering Diabaikan

Sertifikat elektronik ezSign berlaku satu tahun dan dapat diperpanjang. Jadwal perpanjangan sebaiknya ditandai jauh sebelum masa aktif berakhir. Sertifikat yang kedaluwarsa membuat proses tanda tangan terhenti sampai pendaftaran ulang tuntas. Verifikasi akun sendiri diproses tim RA maksimal 1×24 jam.

Menakar Kesiapan Sebelum Beralih ke Layanan Lengkap ezSign

Digitalisasi dokumen bukan sekadar memindahkan berkas ke layar. Perusahaan perlu memetakan dokumen mana yang wajib bermeterai dan mana yang cukup ditandatangani. Pemetaan itu menentukan alur kerja yang dibangun di dalam sistem. Penerapan e signature yang terencana membuat masa adaptasi tim jauh lebih ringan.

ezSign memposisikan diri sebagai mitra penyusun alur kerja, bukan sekadar penyedia perangkat. Sistem keamanannya bersandar pada standar ISO 27001, OTP dua faktor, SHA-256, dan RSA-2048. Perusahaan yang ingin menerbitkan sertifikat elektronik dapat berdiskusi lebih dulu melalui kanal resmi ezSign.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apa saja yang termasuk dalam Layanan Lengkap ezSign? Cakupannya meliputi tanda tangan digital, e-Meterai, e-Stamp, e-Seal, e-KYC, manajemen dokumen, dan integrasi API.

2. Berapa lama masa berlaku sertifikat dari ezSign? Sertifikat berlaku satu tahun dan dapat diperpanjang sebelum masa aktifnya habis.

3. Apakah dokumen yang ditandatangani melalui ezSign bisa diverifikasi? Bisa, melalui laman verifikasi PDF resmi pemerintah maupun pembaca dokumen seperti Adobe Reader.

Tentang ezSign for Business

Di era digital ini, kecepatan adalah segalanya. Namun, urusan tanda tangan dokumen seringkali masih terasa seperti ‘rem’ yang menghambat laju aktivitas kita. Mencetak, menandatangani, memindai, lalu mengirim – bukankah proses ini terasa merepotkan dan memakan waktu? Kabar baiknya, ada solusi modern yang jauh lebih praktis: tanda tangan digital. Tapi, bagaimana cara membuat tanda tangan digital yang tidak hanya mudah, tetapi juga diakui sah secara hukum dan terjamin keamanannya? Tenang, panduan ini akan mengupas tuntas langkah-langkahnya untuk Anda. Mengapa Tanda Tangan Digital yang Sah & Aman Itu Penting? Sebelum melangkah ke cara membuat tanda tangan digital, penting untuk memahami mengapa status ‘sah’ dan ‘aman’ ini krusial. Tanda tangan digital bukan sekadar menempelkan gambar tanda tangan Anda pada file. Yang kita bicarakan adalah tanda tangan elektronik tersertifikasi yang memiliki bobot hukum.

Di Indonesia, UU ITE dan peraturan turunannya secara tegas mengakui kekuatan hukum tanda tangan digital yang memenuhi syarat, setara dengan tanda tangan basah. Ini berarti dokumen penting seperti kontrak, perjanjian, atau surat resmi lainnya menjadi valid secara legal. Selain itu, aspek keamanan sangat vital untuk mencegah pemalsuan atau penyangkalan (repudiasi) di kemudian hari. Ibarat membangun rumah, fondasi (keabsahan dan keamanan) harus kuat agar rumah (dokumen) Anda kokoh berdiri. Langkah Demi Langkah: Cara Membuat Tanda Tangan Digital yang Tepat Siap memulai? Berikut panduan praktis cara membuat tanda tangan digital yang sah dan aman:

1. Pilih Penyedia Layanan (PSrE) Terpercaya

Ini adalah langkah awal yang paling fundamental. Pastikan Anda memilih Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang telah terdaftar dan diakui oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika (KOMDIGI). Memilih PSrE terpercaya itu seperti memilih bank untuk menyimpan uang Anda – Anda butuh lembaga yang kredibel dan diawasi. PSrE inilah yang akan menjamin keabsahan proses cara membuat tanda tangan digital Anda.

2. Lakukan Proses Pendaftaran Akun

Kunjungi website PSrE pilihan Anda (misalnya ezSign) dan ikuti alur pendaftarannya. Biasanya, Anda akan diminta mengisi formulir data diri sesuai KTP, alamat email aktif, dan nomor telepon yang bisa dihubungi. Proses ini adalah gerbang awal Anda memasuki dunia identitas digital yang aman.

3. Jalani Verifikasi Identitas Elektronik (e-KYC)

Ini adalah tahap krusial untuk memastikan bahwa memang benar Anda yang mengajukan pembuatan tanda tangan digital, bukan orang lain yang menyamar. Proses e-KYC (Know Your Customer) biasanya melibatkan pengunggahan foto KTP, melakukan verifikasi wajah, atau metode verifikasi lain sesuai standar keamanan PSrE. Jangan anggap remeh langkah ini, karena inilah inti dari keamanan identitas Anda.

4. Tunggu Penerbitan Sertifikat Elektronik

Setelah identitas Anda berhasil diverifikasi oleh tim PSrE, mereka akan menerbitkan Sertifikat Elektronik. Anggap sertifikat ini sebagai ‘KTP Digital’ Anda yang berisi data unik terenkripsi dan menjadi dasar dari tanda tangan digital Anda. Sertifikat inilah yang membedakan tanda tangan digital sah dengan sekadar gambar.

5. Aktivasi dan Siap Digunakan!

Umumnya, Anda perlu melakukan aktivasi akun atau sertifikat melalui email atau platform PSrE. Setelah aktif, Anda siap menggunakan tanda tangan digital Anda! Cara membuat tanda tangan digital pada dokumen biasanya sangat mudah: unggah dokumen ke platform, pilih lokasi tanda tangan, lalu lakukan otentikasi (misalnya memasukkan PIN atau kode OTP yang dikirim ke ponsel Anda) untuk membubuhkan tanda tangan. ezSign: Memudahkan Cara Membuat Tanda Tangan Digital Anda Melihat langkah-langkah di atas, cara membuat tanda tangan digital yang sah dan aman ternyata tidak serumit yang dibayangkan, terutama jika Anda memilih penyedia layanan yang tepat. Melalui platform ezSign hadir sebagai PSrE Berinduk yang terdaftar resmi di KOMDIGI, siap memandu Anda melalui setiap tahap cara membuat tanda tangan digital.

ezSign menawarkan platform yang user-friendly, proses verifikasi yang aman dan sesuai standar, serta jaminan keabsahan hukum untuk setiap tanda tangan digital  yang Anda buat. Baik untuk kebutuhan personal maupun korporasi, ezSign menyediakan solusi yang tepat.

Meninggalkan cara lama dan beralih ke tanda tangan digital adalah langkah cerdas untuk efisiensi dan keamanan. Proses cara membuat tanda tangan digital yang mudah bersama penyedia terpercaya akan membuka banyak kemudahan bagi Anda.

Permudah cara membuat tanda tangan digital Anda yang sah dan aman bersama ezSign! Kunjungi website kami atau hubungi kami sekarang untuk memulai pengalaman tanda tangan digital yang terpercaya. About ezSign for Business ezSign for Business adalah Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi di bawah naungan KOMDIGI Republik Indonesia. ezSign menyediakan layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang menjamin keabsahan dan kekuatan hukum dokumen digital bagi bisnis dan institusi.

Press Release ini juga sudah tayang di VRITIMES

Di tengah percepatan transformasi digital, proses administrasi dan persetujuan dokumen seringkali masih menjadi tantangan. Masihkah Anda merasa repot harus mencetak dokumen, menandatanganinya secara manual, lalu memindainya kembali untuk dikirim? Proses konvensional ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga rentan terhadap pemalsuan dan inefisiensi biaya. Kini, hadir solusi canggih yang menjawab tantangan tersebut: tanda tangan digital. Namun, apa sebenarnya tanda tangan digital itu, apa saja manfaatnya, dan bagaimana cara kerjanya? Memahami Esensi Tanda Tangan Digital Seringkali terjadi kesalahpahaman bahwa tanda tangan digital hanyalah gambar tanda tangan biasa yang ditempelkan pada file elektronik. Ini keliru. Tanda tangan digital jauh lebih kompleks dan aman. Anggap saja tanda tangan digital ini seperti segel kriptografi atau sidik jari unik yang tak terlihat pada dokumen elektronik Anda.

Tanda tangan digital menggunakan teknologi Public Key Infrastructure (PKI) yang melibatkan Sertifikat Elektronik. Sertifikat ini dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) terpercaya yang telah diverifikasi, berfungsi untuk mengikat identitas seseorang atau entitas ke sebuah kunci publik dan privat. Ketika Anda membubuhkan tanda tangan digital, sistem akan memvalidasi keaslian identitas Anda dan mengunci dokumen sehingga setiap perubahan setelah penandatanganan akan terdeteksi. Ini menjamin dua hal krusial: autentikasi (siapa yang menandatangani) dan integritas (dokumen tidak diubah). Mengapa Beralih ke Tanda Tangan Digital? Ini Manfaat Utamanya! Adaptasi tanda tangan digital bukan lagi sekadar pilihan, melainkan sebuah keharusan strategis bagi individu maupun bisnis yang ingin tetap kompetitif dan efisien. Berikut adalah keuntungan signifikan yang ditawarkan:

1. Efisiensi Waktu dan Biaya yang Luar Biasa

Lupakan proses cetak, kirim fisik, tunggu, pindai. Dengan tanda tangan digital, dokumen dapat ditandatangani dan dikirim kembali dalam hitungan menit, menghemat biaya kertas, tinta, pengiriman, dan waktu kerja yang berharga.

2. Keamanan Jauh Lebih Unggul

Dibandingkan tanda tangan basah yang mudah ditiru, tanda tangan digital dilindungi oleh lapisan enkripsi dan validasi sertifikat yang kuat, membuatnya sangat sulit dipalsukan. Risiko penipuan dokumen dapat diminimalisir secara drastis.

3. Kekuatan Hukum yang Sah

Di Indonesia, tanda tangan digital yang menggunakan sertifikat elektronik dari PSrE Berinduk yang terdaftar di KOMDIGI memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah, sesuai dengan UU ITE dan peraturan turunannya. Dokumen Anda sah secara legal.

4. Fleksibilitas dan Mobilitas Tinggi

Tandatangani dokumen kapan saja, di mana saja, hanya dengan perangkat yang terhubung internet. Ini sangat mendukung pola kerja jarak jauh (remote work) dan proses bisnis yang membutuhkan kecepatan respons.

5. Ramah Lingkungan

Mengurangi penggunaan kertas secara signifikan berarti turut berkontribusi pada kelestarian lingkungan. Bisnis Anda menjadi lebih hijau dan berkelanjutan. Bagaimana Cara Kerja Tanda Tangan Digital? Prosesnya sebenarnya cukup sederhana dari sisi pengguna, meskipun teknologi di baliknya canggih:

Pendaftaran & Verifikasi: Pengguna mendaftar ke PSrE terpercaya seperti ezSign dan melalui proses verifikasi identitas elektronik (e-KYC) yang ketat.

• Penerbitan Sertifikat Elektronik: Setelah identitas terverifikasi, PSrE akan menerbitkan Sertifikat Elektronik yang unik untuk pengguna.

• Proses Penandatanganan: Pengguna mengunggah dokumen ke platform PSrE, menempatkan tanda tangan digital di lokasi yang diinginkan.

• Otentikasi: Pengguna melakukan otentikasi (misalnya dengan OTP, PIN, atau biometrik) untuk mengonfirmasi tindakan penandatanganan.

• Dokumen Tertandatangani: Sistem akan menyematkan tanda tangan digital yang terenkripsi pada dokumen. Dokumen ini kini aman, sah, dan siap didistribusikan.

Di tengah kebutuhan akan solusi yang praktis dan aman ini, ezSign hadir sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Berinduk yang terdaftar resmi di KOMDIGI. ezSign menyediakan platform tanda tangan digital yang tidak hanya mudah digunakan tetapi juga terjamin keamanan dan keabsahan hukumnya, melayani kebutuhan individu maupun korporasi di Indonesia.

Tanda tangan digital adalah jembatan menuju efisiensi dan keamanan dokumen di era modern. Sudah saatnya Anda meninggalkan cara lama yang merepotkan dan beralih ke solusi digital yang cerdas ini.

Jadikan proses penandatanganan dokumen Anda lebih cepat, aman, dan sah secara hukum bersama ezSign. Kunjungi website atau hubungi sales kami untuk memulai transformasi tanda tangan digital Anda sekarang! Tentang ezSign for Business ezSign for Business adalah Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi di bawah naungan KOMDIGI Republik Indonesia. ezSign menyediakan layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang menjamin keabsahan dan kekuatan hukum dokumen digital bagi bisnis dan institusi.