Akibatnya pembaca PDF akan melaporkan dokumen berubah setelah diteken. Tanda tangannya tidak hilang, tetapi keterangannya memicu keraguan penerima. Urutan yang disarankan karena itu cukup sederhana:
1. Siapkan dokumen dalam bentuk final, tanpa rencana penyuntingan lagi
2. Bubuhkan meterai elektronik pada berkas tersebut lebih dulu
3. Jalankan peninjauan internal bila dokumennya memerlukan persetujuan
4. Lakukan penandatanganan oleh seluruh pihak secara berurutan
5. Simpan berkas aslinya, lalu bagikan tautan unduhnya
Langkah pertama paling menentukan hasil akhirnya. Dokumen yang masih mungkin disunting sebaiknya belum dibubuhi apa pun.
Bagaimana bila urutannya sudah terbalik? Dokumen lama tidak perlu dibuang. Jelaskan kronologinya kepada penerima, lalu sertakan riwayat pembubuhannya. Untuk dokumen berikutnya, perbaiki urutannya sejak awal.
Saldo yang Terpisah dan Sering Disalahpahami
Dua pos yang perlu dipantau
Di sinilah pengguna baru paling sering tersandung. Saldo untuk penandatanganan dan saldo meterai bukan satu kantong yang sama. Keduanya diisi terpisah dan berkurang terpisah.
Alasannya berkaitan dengan sifat keduanya:
• Meterai elektronik diterbitkan Peruri, dan nilainya adalah pajak dengan tarif tetap
• Kuota penandatanganan terkait penerbitan sertifikat bagi pengguna
• Keduanya dicatat terpisah agar pelaporan pajaknya tetap dapat ditelusuri
Ada satu kekeliruan turunan yang sering menyusul. Sebagian pengguna mengira kuota penandatanganan otomatis menyediakan e-Meterai. Dua hal itu berasal dari sumber yang berbeda. Yang satu kuota layanan, yang lain pembayaran pajak.
Pemahaman ini mencegah kejadian yang menjengkelkan. Dokumen sudah siap, tenggat sudah dekat, tetapi salah satu pos saldonya kosong. Pemeriksaan kedua pos sebaiknya dijadikan kebiasaan sebelum pekerjaan dimulai.
Hal yang Perlu Disiapkan Sebelum Memakai Aplikasi ezSign
Dari akun perorangan sampai integrasi sistem
Kebutuhan setiap organisasi tidak seragam. Untuk volume kecil, bekerja langsung melalui antarmuka web sudah memadai. Untuk volume besar, pekerjaan manual per dokumen justru menjadi beban baru.
Beberapa hal yang layak disiapkan lebih dulu:
• Data badan usaha dan penanggung jawab akun sesuai dokumen resmi
• Perkiraan jumlah dokumen bulanan, untuk memilih pola pembayaran
• Rencana integrasi bila penandatanganan akan dipicu dari sistem internal
Pola pembayarannya tersedia dalam bentuk prabayar maupun pascabayar. Pilihan ini sebaiknya ditentukan setelah volume dokumennya diperkirakan. Mengubahnya di tengah jalan memang mungkin, tetapi menambah pekerjaan administrasi.
Yang sebaiknya diuji lebih dulu
Jalankan satu dokumen percobaan sebelum memindahkan seluruh proses. Periksa hasilnya pada pembaca PDF yang biasa dipakai mitra Anda. Uji juga pembukaannya pada ponsel, karena banyak penerima membacanya di sana.
Tampilkan Semua
